Parfois, il est impossible de répondre à un appel, que ce soit parce que vous êtes en réunion importante, en voiture ou pour toute autre raison. Pour les utilisateurs qui ne peuvent pas laisser un appel sans réponse, il est possible de réaliser un dépôt répondeur c’est-à-dire laisser un message vocal sur le répondeur de votre correspondant pour les appels ou messages manqués.
Il nous est arrivé à tous, à un moment ou à un autre, d’appeler une personne et de devoir déposer un message sur son répondeur. Si ce message est très important, il est préférable de mettre vos nerfs de côté pendant quelques instants, de prendre une grande respiration et de parler clairement et concrètement.
Pour vous aider, voici quelques clés :
- Ne jamais sous-estimer la puissance du téléphone Nous sommes très habitués à utiliser des messages textuels ou des réseaux sociaux pour communiquer.
Cependant, nous avons tendance à perdre de vue le fait que de nombreuses personnes de plus de 35 ans se sentent beaucoup plus à l’aise pour engager une conversation téléphonique. En fait, les entretiens téléphoniques sont de plus en plus utilisés par les recruteurs d’aujourd’hui.
- Enregistrer et écouter votre propre voix. Bien que nous soyons généralement très mal à l’aise avec notre propre voix, il est important que vous fassiez de votre mieux pour l’améliorer en vous exerçant. Répétez vos messages et relisez-les en faisant attention au volume de votre voix, à la vitesse à laquelle vous parlez, aux béquilles que vous utilisez, etc.
- Faites attention à la durée d’enregistrement. Notez que tous les répondeurs téléphoniques permettent à l’utilisateur de laisser un message dans un délai maximum d’environ trois minutes. Veillez à ne pas en faire trop et qu’un bruit soudain coupe votre message.
- Aidez votre correspondant. Si vous appelez pour un emploi, veillez à laisser votre nom complet et des informations sur le poste auquel vous postulez au début du message. Indiquez ensuite la raison de votre appel et laissez votre numéro de téléphone de contact.
- Soyez mémorable. N’oubliez pas que les recruteurs écoutent des dizaines de messages téléphoniques par jour, alors assurez-vous que le vôtre porte votre empreinte personnelle. Si vous le faites, lorsque vous rappelez ou êtes rappelé, votre destinataire se souviendra parfaitement de votre message et de ce qui a attiré son attention sur votre personnalité.
Avantages du dépôt de message sur répondeur pour les entreprises
- Un envoi personnalisé
Si vous souhaitez envoyer des messages vocaux en grand nombre, l’envoi peut se réaliser instantanément ou avec une date et heure différées.
- Fidélisation de vos clients
Le dépôt répondeur vous permet d’envoyer un message à vos clients à l’occasion d’une campagne publicitaire et ainsi personnaliser votre message pour qu’il ait plus d’impact.
- Un impact plus important des réponses déposées sur répondeur
Il est intéressant de savoir que le taux d’écoute d’un message par les prospects ou clients est plus important que celui de lecture d’un email ou d’un sms (95%)
- Plus de professionnalisme
Si vous voulez faire bonne impression auprès de vos clients, il est préférable d’enregistrer un message d’accueil professionnel et personnalisé. En outre, vous pouvez télécharger plusieurs enregistrements en fonction du matériel ou des numéros.
- Une gestion plus facile
Les meilleurs systèmes de téléphonie offrent des portails pratiques et centralisés permettant de modifier les paramètres de la messagerie vocale dans toute l’entreprise.